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关于2018年档案立卷归档工作的通知
发布者:图书馆   发布时间:2018-04-11

 各二级单位:

根据《高等学校档案管理办法》的有关规定,结合学校档案工作实际,现就做好2018年度的立卷归档工作通知如下:

一、 组织领导

各二级单位要切实加强对档案工作的领导,认真履行工作职责。

(一)各学院负责人为本单位档案工作的第一责任人,各学院办公室主任为本单位档案工作的直接责任人。

(二)各机关处(室)负责人为本单位档案工作的第一责任人,各机关处(室)指定专人为本单位档案工作的直接责任人。

(三)如因工作原因导致第一责任人、直接责任人和档案员变更的,请及时与档案室联系,并做好档案工作的交接。

二、归档范围

(一)2017年1月1日至12月31日间,校内各部门、各单位党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、产品生产类、出版类、外事类、财会类等各项活动中直接产生的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体的材料均应归档,具体详见《成都师范学院档案归档范围及保管期限表》。

(二)各单位在教学、科研、管理工作中荣获的省级以上(含省级)奖励的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗,上级领导题词、赠言手迹、赠送字画,校际交流所赠礼品,学校及各单位不同时期证件、徽章、印章等具有保存价值的实物。

(三)往年应归档但尚未归档的文件材料

三、归档原则

立卷文件材料均为原件,有落款时间、单位、公章等重要信息;编有发文字号的文件须附领导签发和批示的发文稿纸;带附件的文件,正文和附件须齐全完整,一份不少;请示和批复一般情况下缺一不可,如有特殊原因,须说明具体情况;收文中含有对我校表彰的文件,须附上我校的上报材料;若含有被转发的文件,正文和转发文均须归档;合同必须为原件或正本。归档的文件材料应完整齐全,平整清洁,不应有破损和污染,且应按问题、事件、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,考虑保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。超规格纸张要进行相应处理。档案材料的案卷目录和卷内文件目录一律用A4纸打印,字体、字号要统一。

四、归档要求

(一)组卷要求

1.立卷单位应对照归档范围,检查文件材料是否准确、系统、完整、剔除不应归档的文件材料。所归档的文件材料需为原件,存附件的需注明原件的去向。

2.案卷题名应简明、准确的揭示卷内文件材料的内容和成分(一般不超过50个汉字)题名一般由责任者(一般不简称本校)、内容、名称(文种)构成。

3.综合类文件材料的组卷,可根据文件的数量和问题,组成一卷或若干卷。卷内文件材料按时间顺序排列,做到文字材料在前,图表在后,批复、批示在前,请示、报告在后;上级通知在前,上报材料在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发文件在前,原件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

4.各案卷的卷内文件目录和备考表由立卷单位档案人员按照成都师范学院制定的案卷目录和备考表,统一标准,规范制作。

(二)质量要求

1.组卷前要详细检查档案材料是否按要求收集齐全、完整,做到不丢项、不漏项。文字材料的抄写件要字迹工整;复印件要字迹清楚、牢固,能适宜长期保存。

2.编制档案,必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、蓝黑绘图,不得使用红色墨水,复写纸和圆珠笔。归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良,图纸幅面大小要按国家标准,图纸签字手续完备。

3.卷内文件材料排列顺序依据卷内的材料构成而定,顺序为:封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷美观、整齐。

4.归档的文件材料每卷不得超过200页,厚度2cm为宜。对问题单一、文件较少者,可将相近的几个文件材料合为一卷。

5.卷内文件材料以件为单位。每件起始页号均以“1”开始编制页号,有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角,双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角,背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式,一律编写在右下角,空白页不编号。页号编写统一用黑色墨水的打码机打上。

6.在各科研过程中产生的各阶段原始材料,应按照书籍装订标准装订成册,装订方式为非金属装订。

7.拆除文件上的金属物(订书针、回形针等),对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊。对较大的图标,要进行折叠,规格为A4纸幅面的尺寸。

8.填写卷内备考表(卷内备考表位于卷内文件材料之后)

1) “卷内备考表”要求填写规范。“本卷情况说明”需填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名,若无情况说明,也须将立卷人、检查人、立卷时间等信息填写完整。

2)立卷人:由组卷者签字。

3)检查人(审核人):由立卷单位分管领导审核签名。

4)立卷时间:填写立卷年、月、日。

五、立卷分工

1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府及国务院各部、委下达的文、电材料,综合性的由党办、校办立卷归档,专业性或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。

2.以党委、学校名义的发文,一般由党办、校办立卷归档。

3.职能部门以党委、学校名义的发文由校办统一收集、各职能部门立卷归档。

4.以职能部门名义的发文,由职能部门立卷归档。

5.党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料由党办、校办立卷归档。

6.两个以上单位共同办理的文件,统一由主办单位立卷归档,不得两个单位各归档一部分。

7.学校各部门的招采标项目文件,除基建处以外其余全部统一由招标采购中心立卷归档,各相关部门配合招标采购中心收集资料。

8.学校领导、各单位负责人代表学校参加校外上级主管部门召开的重要会议发言稿,分别由党办、校办和各单位立卷归档。

9.各临时机构、撤销机构应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时立卷归档,并将其全部移交档案室保存,任何人不得带入其他单位。

六、归档时间

1.各机关处室,除财会档案可暂由财务处保管1-3年外,其余档案均须于2018年5月31日前向学校档案室归档。

2.各院(系)可根据具体情况于2018年6月10日前做好本单位的立卷归档工作,自行保存。

七、归档手续

1.归档时要简要说明归档情况,填写成都师范学院归档文件移交清单,一式二份,双方各存一份。

2.移交档案要严格验收,并办理交接手续。 

学校档案是学校发展的历史记录,希望各部门、各院(系)充分认识档案工作的重要性,加强领导,统筹安排,在规定时间内,高质量完成本单位的立卷归档工作。

 

联系人:冉俊       电话:66775231

电子邮箱:741100639@qq.com

 

 

附件1  卷内目录

附件2  卷内备考表

 

成都师范学院图书馆

2018年4 11 

 

 

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